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Gestión documental y archivística

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Nuestros servicios incluyen todos los aspectos de la gestión documental

DIGITALIZACION

Se entiende por digitalización el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento. En la actualidad, la mayoría de las empresas comparten la necesidad de una ordenación sistemática de los documentos para la recuperación rápida de la información, bien implantando procedimientos propios (costes directos) o recurriendo a Partners (costes variables e indirectos) que les permitan tratar de un modo eficiente y con el menor coste posible el flujo de información que se ven obligadas a manejar.

Digitalización orientada al transporte

Somos la única empresa española especializada en la gestión documental para el sector del transporte. Este sector requiere de un tratamiento especial y urgente de su información, por lo que los procesos asociados deben ser muy precisos y ágiles. Árchivus, como especialista único, facilita dicha información en tiempos muy reducidos, lo que beneficia sustancialmente a estas empresas en la atención a sus clientes. Nos adaptamos a los horarios que necesita el cliente.

Digitalización certificada

La digitalización certificada es el procedimiento tecnológico que nos permite transformar documentos en formato papel en documentos electrónicos con la misma validez legal que los originales, asegurando que la imagen digital es fiel e íntegra y que el resultado de la digitalización no puede ser modificado. Esto nos permitirá prescindir de los documentos originales ahorrando los costes asociados a su almacenamiento, gestión y consulta. Se trata, por tanto, de un proceso que da valor jurídico a los documentos digitalizados y permite la destrucción de los originales en papel. Este procedimiento tiene su origen y su respaldo legal en la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril y en la Resolución de 24 de Octubre de 2007 de la AEAT.

Custodia física de la documentación

ÁRCHIVUS cubre la totalidad del proceso con medios humanos y materiales, desde que el cliente pone a nuestra disposición su documentación hasta que ésta es custodiada en nuestro depósito documental. Una vez en custodia, el cliente puede solicitar una caja o documento, con tiempos de respuesta que van desde una entrega al siguiente día a una entrega urgente en 2 horas (Madrid)

Custodia de backups

Todos los soportes digitales se deben mantener custodiados en una localización externa de donde se originan, con las medidas de seguridad pertinentes. ARCHIVUS dispone de la infraestructura necesaria para custodiar los backups del cliente en un entorno seguro que cumple con la normativa vigente en materia de seguridad y protección de los datos de carácter personal.

Destrucción certificada

Transporte propio

Disponemos de vehículos propios para dar el servicio necesario en capacidad y entrega urgente de documentación en Madrid y provincia. Disponemos de una alianza estratégica con FIUM para la realización de envíos o recogidas urgentes de documentación las 24h / 365 días al año en cualquier parte de la península, con transporte directo sin paradas y en un vehículo exclusivo para cada envío.

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